La memoria institucional

Como ya he comentado anteriormente en nuestras sesiones, yo trabajo en una empresa que inició con poco personal y ha ido creciendo en estos últimos 10 años, de tal manera que no teníamos (y aun se tienen pocas) prácticas orientadas a guardar la memoria institucional.

Grandes ingenieros talentosos han pasado por la organización, que han dado empuje y han sido parte importante de los avances que tecnológicamente hemos tenidos. Sin embargo, han buscado oportunidades en otros lugares y se han llevado consigo la mayor parte de sus conocimientos y know how y en ocasiones, se ha tenido que empezar de nuevo.

A partir de tres o cuatro años a la fecha, la organización se ha preocupado más por este tema (tal vez sin hacerlo de forma explícita o conciente) pero por su afán de mejorar la calidad de sus procesos y productos, la empresa ha optado por buscar estándares y certificaciones internacionales en algunas de sus áreas.

Estos modelos, metodologías y prácticas internaciones tienen de fondo el hecho de documentar el conocimiento generado en los proyectos realizados y en los procesos de la organización. Documentación como el qué y cómo se hará el trabajo, quien lo realizará (perfiles y roles a realizar cada actividad), documentación de las actividades requeridas para realizarlo, controles de cambios a lo planeado y acciones correctivas, su seguimiento y resultados, lecciones aprendidas del equipo involucrado, etc.

Sin embargo, es algo aún en vías de aplicarse en el 100% de los proyectos de la organización. Es bien identificado al día de hoy, los proyectos “con” y “sin” documentación, pues nos hemos dado cuenta que es más fácil retomar uno con documentación que uno sin documentación. Nos hemos dado cuenta que incluso al dejar o pausar un proyecto, al momento de retomarlos es más fácil, incluso y se hacen cambios en el equipo de trabajo que lo inició.

Así como esto, hay muchas otras ventajas que hemos visto al dejar registradas las memorias de lo ocurrido antes, durante y después de un proyecto, como son, el por qué se decidió o se ejecutaron ciertas acciones, por qué se autorizó cierto presupuesto, etc.

La idea general que se tiene en las organizaciones para no hacerlo (para no documentar un proyecto o guardar registro de ciertas situaciones) es el pretexto de “no tener tiempo”, sin embargo, a la larga siempre hay un lamento por no haberlo hecho. Creo que se puede llegar a un punto medio en el que se documente lo necesario para que no se tome como pérdida de tiempo pero lo indispensable para aprovechar ese conocimiento y la organización pueda moverse de forma mas ágil.